법인인감과 사용인감, 언제 구분해서 써야 할까요?

■ 법인인감은 등기소에 제출한 대표자 인감입니다

회사의 대표자가 등기소에 제출한 인감은 법인인감증명서로 제출 사실을 확인할 수 있습니다. 대표자 변경이나 인감 변경이 있으면 등기 상태와 인감 신고를 함께 확인해야 합니다.

상대방이 법인인감증명서 원본을 요구하거나 등기·금융기관의 지정 서식에 법인인감을 요구하는 업무라면 그 절차를 따릅니다. 증명서의 발급일 제한은 제출기관의 업무 기준이 다를 수 있으므로 사전에 확인하세요.

■ 사용인감은 일상 업무를 위한 내부 관리 도장입니다

사용인감은 등기소에 제출된 인감과 다른 도장으로, 반복 계약·발주·검수·수령 확인 등에 사용할 수 있습니다. 다만 “사용인감”이라는 글자가 새겨졌다는 이유만으로 담당자의 권한이나 계약 체결 권한까지 자동으로 생기는 것은 아닙니다.

사용 목적, 금액 범위, 문서 종류, 사용 기간, 승인자를 내부 규정이나 결재문서로 정하세요. 거래처가 사용인감계를 요청하면 법인인감과 사용인감의 관계, 사용 범위와 제출 목적을 확인해 작성합니다.

■ 어떤 업무에 어떤 인감을 쓸지 먼저 정합니다

중요한 거래라고 해서 무조건 법인인감만 가능한 것도 아니고, 사용인감이라고 해서 효력이 약한 도장으로 단정할 수도 없습니다. 계약 상대방의 요구, 대표권·대리권, 정관·이사회 승인 등 거래별 요건을 함께 확인해야 합니다.

■ 사용 전 승인과 사용 후 기록을 한 흐름으로 만드세요

날인 요청서에는 문서명, 상대방, 계약금액, 기간, 날인 부수, 담당자, 승인자를 적습니다. 날인한 문서 사본과 승인 근거를 사용대장에 연결하고, 외부로 내보낸 원본 부수도 기록하세요.

빈 문서나 금액·상대방이 확정되지 않은 계약서에 미리 날인해 두지 말고, 수정된 최종본인지 확인한 뒤 사용합니다. 날인 위치만 확인하지 말고 계약 당사자, 금액, 자동연장·해지, 손해배상 조항도 함께 보세요.

■ 도장·인감카드·증명서는 따로 관리합니다

법인인감, 사용인감, 인감카드, 법인인감증명서를 한 사람이 한 장소에서 모두 관리하면 승인 절차가 형식적으로 흐를 수 있습니다. 가능하다면 보관자와 승인자를 나누고, 반출과 반환 시각을 기록하세요.

담당자 퇴사나 권한 변경 때 사용인감과 인감카드, 발급받은 증명서 원본을 회수합니다. 분실이나 무단 사용이 의심되면 즉시 내부 사용을 중단하고 거래 상대방 통지, 인감 변경 신고 등 필요한 조치를 등기 전문가와 검토하세요.

■ 회사 관리 체크리스트

1. 법인인감·사용인감의 실물과 보관자 구분
2. 업무·금액별 사용 범위와 승인권자 지정
3. 날인 전 계약 최종본·상대방·금액 확인
4. 사용대장과 날인 문서 사본 연결
5. 인감카드·증명서 발급·반출·폐기 기록
6. 담당자 변경 시 즉시 회수와 권한 갱신

최영환 세무사

호원세무회계사무소 대표

• 現 국세심사위원·정보공개심사위원
• 現 영세납세자지원단
• 現 분당지역세무사회 간사
• 前 성남시 예산결산검사위원
• 前 한국세무사고시회 상임이사
• 前 중부지방세무사회 조세제도연구위원·감리위원

든든한 세무 파트너, 호원세무회계사무소

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