대표자 가지급금, 차용증만 쓰면 될까요? 지급 전 승인·계약·상환 절차

대표자가 회사 돈을 빌릴 때는 차용증과 회사의 내부 승인, 실제 상환 관리를 함께 챙겨야 합니다. 차용증에 도장을 찍었다고 세금이나 책임 문제가 모두 없어지지는 않습니다.

이 글은 비상장 주식회사가 대표자에게 실제로 자금을 대여하는 경우를 중심으로 설명합니다. 출장비 선지급처럼 회사 업무에 쓰고 정산할 돈과 대표자 개인 대여금은 먼저 구분하세요.

차용증은 ‘거래 조건’, 내부 결의는 ‘회사 승인’입니다

금전 대여는 당사자의 대여·반환 약정으로 성립하므로 모든 경우에 차용증이 있어야만 계약이 성립하는 것은 아닙니다. 다만 회사와 대표자 사이의 돈 거래라면 금액·이자·기한·상환 방법을 서면으로 남겨 거래를 입증해야 합니다.

금전소비대차계약서는 누가 어떤 조건으로 갚을지를 정하는 서류입니다. 이사회나 주주총회 결의는 회사가 그 거래를 허용하는 절차입니다. 한쪽 서류가 다른 쪽 절차를 대신하지 않습니다.

이사·주요주주 등 상법 제398조의 대상자가 회사와 거래하려면 중요한 사실을 미리 밝히고 이사회의 사전 승인을 받아야 합니다. 해당 이사회 승인은 이사 3분의 2 이상의 수로 해야 하고, 거래 내용과 절차도 공정해야 합니다.

다만 자본금 10억원 미만이며 이사를 1명 또는 2명 둔 주식회사는 상법 제383조 제4항에 따라 제398조의 이사회를 주주총회로 봅니다. 이 경우에도 ‘이사회가 없으니 결의가 필요 없다’고 처리해서는 안 됩니다.

법인등기부의 자본금·이사 수, 정관, 실제 거래 당사자를 함께 확인하세요. 특별한 이해관계가 있는 사람의 의결권 제한과 의결 정족수를 따로 검토해야 합니다. 대표자 혼자 서명한 문서를 모든 회사에 통하는 승인서로 사용할 수는 없습니다.

상장회사에는 주요주주·이사 등에 대한 신용공여 제한이 별도로 있습니다. 법정 예외를 포함해 해당 규정을 먼저 확인해야 하며, 이 글의 서류를 갖췄다고 대여가 허용되는 것은 아닙니다.

대여 목적·금액·기간·금리·상환 재원·담보 필요성을 제시하고, 회사의 운영자금에 지장이 없는지와 회수 가능성을 살펴야 합니다. 결의서에 ‘대표자 대여 승인’ 한 줄만 쓰는 것으로 충분하다고 보지 마세요.

이사회 의사록에는 안건, 진행 경과, 결과와 반대 의견·이유 등을 적고 출석한 이사와 감사가 서명하거나 기명날인합니다. 주주총회 방식이라면 그에 맞는 소집·의결·의사록 절차를 갖추세요. 계약서의 회사 측 서명 권한도 확인해야 합니다.

① 당사자와 실제 자금 용도 — 회사와 차용인의 정보, 대여금액, 지급일과 지급 계좌를 적습니다. 개인 용도를 회사 업무 비용으로 꾸미지 않습니다.

② 이자율과 계산 방법 — 연이율, 계산할 원금·기간, 이자 지급일을 정합니다. 무조건 연 4.6%로 맞추는 것이 아니라 가중평균차입이자율 등 적용할 세법 기준을 먼저 확인하세요.

③ 상환기한과 방법 — 만기 일시상환인지 분할상환인지, 언제 얼마를 어느 회사 계좌로 갚을지 적습니다. ‘회사 사정에 따라 상환’처럼 기한이 불분명한 약정은 피하세요.

④ 연체·담보·회수 조치 — 갚지 못했을 때의 처리, 필요한 담보와 보증, 연체이자 조건 등을 정합니다. 적용되는 법정 한도와 실제 집행 가능성도 확인합니다.

⑤ 승인 내용과 계약의 일치 — 승인받은 금액·기간·금리와 계약이 같은지 대조합니다. 조건을 크게 바꾸거나 추가 대여할 때는 변경 승인 필요 여부를 다시 확인하세요.

승인과 계약을 갖춘 뒤 회사 계좌에서 차용인에게 송금하고, 원장에 원금·이자·상환일을 구분합니다. 약정일의 실제 입금 내역을 매달 확인하고, 미상환 시 독촉과 회수 조치를 기록하세요.

대표자가 회사에 이자를 지급할 때도 원천징수 대상인지와 누가 신고·납부해야 하는지 확인해야 합니다. 이자 전액을 단순 송금하면 된다고 넘기지 마세요.

승인서·차용증이 있어도 업무무관 가지급금의 인정이자나 지급이자 비용 제한은 별도로 판단합니다. 서류만 만들어 두고 회수할 의사나 능력을 살피지 않았다면, 회사 손해와 배임 등 책임 문제도 사실관계에 따라 남을 수 있습니다.

실제 송금일·사용처·남은 원금과 기존 약정부터 복원하세요. 현재 확인한 사실과 정리하는 날짜를 분명히 적고, 필요한 회사 승인·채권 회수 조치와 과거 세무 처리를 함께 검토합니다.

나중에 작성한 계약서나 결의서가 과거의 절차 누락을 자동으로 해결하지는 않습니다. 당시 결의가 없었는데 있었던 것처럼 의사록을 소급 작성하는 방식은 피해야 합니다.

누가 승인하는가 → 어떤 조건으로 빌려주는가 → 무엇으로 갚는가 → 누가 회수를 관리하는가. 이 네 가지 답이 정리되지 않았다면 송금부터 진행하지 마세요.

호원세무회계사무소에서는 정관·등기부와 가지급금 원장, 자금 흐름을 바탕으로 세무 처리와 필요한 승인·계약 사항을 함께 살펴봅니다. 분쟁이나 결의 효력, 담보 집행 문제가 있으면 법률 검토도 연결해 확인해야 합니다.

작성·확인 기준일: 2026년 9월 14일 · 비상장 주식회사의 일반적인 실무 절차입니다.

정관·법인등기부, 대여 계획과 가지급금 원장을 준비해 주세요.