사업자 간 거래, 적격증빙은 왜 주고받아야 하나요?

1. 적격증빙은 거래를 장부와 신고에 연결합니다

매입대금을 지급했다는 사실만으로 장부 처리와 세금 신고가 모두 끝나는 것은 아닙니다. 누구에게서 무엇을 언제 공급받았는지, 공급가액과 부가가치세가 얼마인지, 사업과 관련된 지출인지가 확인돼야 합니다.

공급자는 자신의 매출을 적정하게 발급·신고하고, 공급받는 사업자는 받은 증빙을 매입 장부와 신고서에 반영합니다. 같은 거래의 발급 자료와 수취 자료가 맞아야 누락이나 이중 반영을 줄일 수 있습니다.

2. 어떤 증빙을 받아야 할까요?

3. 비용 인정과 부가세 공제는 같은 판단이 아닙니다

첫째, 소득세·법인세의 비용 처리는 실제 사업 관련 지출인지와 장부·증빙이 갖춰졌는지를 확인합니다. 물품이 오래 사용되는 자산이라면 지급한 해에 전액 비용으로 처리하지 않고 자산과 감가상각으로 나눌 수도 있습니다.

둘째, 부가가치세 매입세액공제는 과세사업에 사용한 매입인지, 공제 가능한 증빙과 기재사항을 갖췄는지, 불공제 항목에 해당하지 않는지를 별도로 봅니다. 비용으로 인정될 수 있어도 부가세 공제는 되지 않을 수 있습니다.

셋째, 적격증빙 수취의무는 법인과 일정한 개인사업자가 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때 적용됩니다. 3만원 이하 등 예외가 있더라도 실제 지출과 사업 관련성을 설명할 자료는 남겨야 합니다.

적격증빙이 없을 때, 2% 가산세도 따로 확인합니다

적격증빙을 받지 않았거나 사실과 다르게 받은 경우, 비용으로 인정되는 해당 금액에 2%의 증명서류 수취 불성실 가산세가 적용될 수 있습니다. 법정 예외 거래, 소규모 개인사업자와 추계소득자 등 적용 제외 여부는 따로 확인해야 합니다.

이 가산세와 부가세 매입세액 불공제는 별개의 문제입니다. 증빙이 없다고 모든 비용이 자동 부인되는 것도 아니고, 2%를 부담했다고 비용이나 부가세 공제가 자동 인정되는 것도 아닙니다.

4. 거래할 때 이 항목을 바로 확인하세요

직원이 먼저 결제한 뒤 사업장이 정산하는 경우에는 영수증만 모으지 말고 결제자, 사용 목적, 거래처와 정산일을 함께 기록해 두는 것이 좋습니다.

5. 적격증빙을 놓쳤다면 이 순서로 확인하세요

1. 거래처에 정상적인 증빙 발급이 가능한지 먼저 요청합니다. 실제 공급시기와 다른 날짜로 임의 발급을 요구하면 안 됩니다.
2. 계약서, 견적서, 주문서, 납품·검수 자료, 계좌이체 내역을 모아 실제 거래를 정리합니다.
3. 이미 받은 증빙이 개인소득공제용 현금영수증이거나 다른 사업자번호로 발급되지 않았는지 확인합니다.
4. 소득세·법인세의 비용 문제, 증빙불비가산세, 부가세 매입세액공제를 각각 나누어 검토합니다.
5. 신고 후 발견했다면 수정세금계산서 발급 사유와 수정신고·경정청구 가능 여부를 실제 사실관계에 맞춰 확인합니다.

증빙이 없다는 이유만으로 비용을 곧바로 삭제하거나, 계좌이체가 있으니 모든 신고가 가능하다고 판단하지 마세요. 거래 사실, 사업 관련성, 증빙 종류와 발급시기를 함께 확인해야 합니다.