경리업무를 외부에 맡기더라도 자금이체 승인권은 회사에 둘 수 있습니다

[분당판교성남야탑 세무사] 경리아웃소싱, 대표가 이체 승인권을 유지하면서 업무를 맡길 수 있나요? (호원세무회계사무소 최영환 세무사)

“경리직원을 따로 채용하지 않고 매입증빙과 지급자료는 외부에 맡기되, 거래처에 보내는 돈은 제가 직접 승인하고 싶습니다. 그렇게 운영해도 괜찮을까요?”

가능합니다. 오히려 경리업무의 자료작성과 회사 자금의 최종 승인을 구분하면, 대표님은 모든 영수증을 직접 입력하지 않아도 필요한 거래를 확인하고 송금할 수 있습니다. 다만 외부 담당자의 업무가 실제 은행 이체까지 포함되는지, 단순 지급예정표 작성에 그치는지부터 계약에서 명확히 정해야 합니다.

1. 직원 채용과 외주화 : 비교할 대상은 월 보수만이 아닙니다

본 내용을 설명하기 위해 다음과 같은 사례를 가정합니다. 2026년 1월부터 12월까지 제조·서비스업 법인이 경리직원 한 명을 채용하는 방안과 외부에 증빙·월마감·지급예정표 작성을 맡기는 방안을 비교합니다. 직원 급여는 월 260만원이고, 외부 용역료는 월 150만원(부가가치세 별도)입니다. 외주를 이용하더라도 회사가 직접 부담하는 승인·자료관리 시간을 월 60만원 상당으로 가정합니다.

직원 채용 비용은 월 급여 260만원의 연간 합계 3,120만원에 퇴직급여 추정액 260만원, 사업주 보험료 310만원, 장비·교육비 100만원을 더한 3,790만원입니다. 외주는 공급가액 기준 용역료 1,800만원과 내부관리시간 720만원을 합쳐 2,520만원이므로, 가정한 연간 차이는 1,270만원입니다.

이 차이는 외주가 실제로 매출·매입 증빙, 거래처별 지급예정, 월마감, 미수금 확인 등 필요한 범위를 수행한다는 조건에서 의미가 있습니다. 직원이 수행할 업무를 대부분 대표님이 직접 해야 한다면 단순히 용역료가 낮다는 이유로 경제적이라고 판단하기 어렵습니다.

2. 거래처 입금계좌가 바뀌었을 때 : 지급자료 작성과 은행 이체를 나눕니다

가령 거래처가 납품 대금 550만원의 입금계좌를 변경해 달라고 전자우편으로 요청했다고 가정하겠습니다. 평소 거래하던 은행과 다른 계좌가 적혀 있다는 사실만으로 허위 청구라고 결론내릴 수는 없습니다. 그러나 이메일에 적힌 새 전화번호로만 확인하면 계좌변경 요청이 진짜 거래처에서 왔는지를 독립적으로 확인하지 못합니다.

따라서 외부 경리 담당자는 변경요청서와 기존 거래자료를 정리하고, 회사가 기존에 등록해 둔 거래처 담당자 연락처로 변경 사실을 따로 확인합니다. 검증된 변경 계좌·지급액·지급일을 적은 지급예정표를 대표님 또는 내부 승인권자가 결재하고, 송금은 회사가 통제하는 은행 권한으로 진행합니다.

만약 변경 확인에 실패했다면 서류상 지급일이 되었다고 바로 송금하지 않고, 거래처와 계좌를 확인한 뒤 실행합니다. 이 절차는 법률이 모든 회사에 일률적으로 강제하는 이중결재 의무라는 의미가 아니라, 잘못된 계좌 송금과 내부 오류를 줄이기 위한 실무 운영기준입니다.

3. 실제 거래 계산 : 증빙 550만원과 비용·부가세·송금액을 구분합니다

같은 가상 거래에서 공급자가 회사에 재료·소모품을 공급하고 공급가액 500만원과 부가가치세 50만원의 전자세금계산서를 발급했다고 가정하겠습니다. 회사가 지급해야 할 채무는 550만원이고, 장부의 비용 또는 재고자산과 매입세액을 구분해 기록합니다.

재료를 당기 비용으로 처리하는 거래라면 최초 전표는 차변 비용 500만원, 차변 부가세대급금 50만원, 대변 미지급금 550만원입니다. 승인 후 실제 계좌에서 550만원을 지급하면 차변 미지급금 550만원, 대변 보통예금 550만원으로 처리합니다. 구입재료가 아직 사용되지 않은 재고자산이라면 처음의 차변 계정만 재고자산으로 바뀝니다.

부가가치세 50만원을 실제 신고에서 공제받는 것은 회사가 과세사업에 사용하고 세금계산서를 적법하게 수취하는 등 「부가가치세법」 제38조와 제39조의 요건을 충족한다는 전제입니다. 단지 송금 승인이 있었다거나 거래처 계좌가 확인됐다는 사실로 세액공제가 확정되는 것은 아닙니다.

4. 외주 계약과 개인정보 : 전달자료·접근권한·인수인계를 정합니다

계약서에는 매입자료 수집, 지급예정표 작성, 카드·은행내역 대사, 월마감 보고의 범위를 적고, 승인권한과 실제 이체권한은 누가 갖는지 별도로 정합니다. 거래처 계좌 변경 시 기존 연락처 재확인, 승인 완료 후 변경 이력 보존, 업무 종료 시 자료 반환·삭제 방식도 명확히 합니다.

외주업체가 고객명·직원 정보·계좌 명의자 정보 등 개인정보를 처리한다면 「개인정보 보호법」 제26조에 따른 처리위탁 문서와 공개 등 해당 요건을 확인해야 합니다. 같은 법 제29조와 시행령 제30조는 개인정보의 안전한 관리를 위한 접근권한 관리·내부관리계획 등의 조치를 규정하고 있습니다. 모든 거래처 계좌번호가 언제나 개인정보인 것은 아니므로, 해당 자료에 개인을 식별할 수 있는 정보가 포함되는지에 따라 적용 범위를 판단합니다.

이처럼 경리아웃소싱은 지출을 대신 결정하는 서비스라기보다, 대표님이 결재할 수 있는 상태로 자료와 장부를 정리하는 업무로 설계할 수 있습니다. 거래처별 지급내역과 월말 미지급금 잔액을 함께 확인하는 체계를 정하면 대표님이 은행 이체의 마지막 결정권을 유지하면서도 매월 반복되는 정산 부담을 줄일 수 있습니다.

5. 결론 : 대표가 확인할 자료와 최종 승인권한을 계약에 남기세요

대표님이 이체 승인권을 유지하고 싶다면 외부 담당자는 증빙·계좌변경 확인자료·지급예정표를 만들고, 회사 내부 승인권자는 지급 대상과 금액을 검토하여 송금하도록 분리하시면 됩니다. 실제 이체가 끝난 후에는 은행 거래내역과 미지급금이 일치하는지 확인해야 합니다. 외주 계약 전에는 현재 매월 처리하는 지급 건수와 필요한 월마감·보고 범위를 정리해 두시면 비용과 책임을 비교하기 수월합니다.