월 인건비·용역료·승인권한·세금계산서 비용을 함께 보는 기준

매출과 거래 건수가 늘어나는 회사라면 경리직원을 채용할지, 자료 정리와 정산을 외부에 맡길지 고민하게 됩니다. 비교할 때에는 단순히 직원 월급과 외부 용역료만 놓고 판단해서는 부족합니다. 급여·매입증빙·지출결의·미수금 관리 중 무엇을 맡길지, 대표자가 어떤 자료를 보고 언제 지급을 승인할지까지 함께 결정해야 합니다.

1. 비교할 업무 : 송금, 회계처리, 신고는 각각 담당자가 다릅니다

경리 업무에는 매입증빙 수취, 거래처별 지급예정 정리, 수금·미수금 대사, 급여자료 정리, 전표작성과 월마감 등의 업무가 포함될 수 있습니다. 그러나 외부 업체가 자료를 수집하고 지급예정표를 작성하는 일과 회사 계좌에서 실제 돈을 이체하는 일은 책임이 다릅니다.

경리아웃소싱을 도입한다면 증빙 요청·분개 초안은 담당자, 지급 승인은 대표자 또는 지정 결재권자, 실제 송금은 회사가 통제하는 은행 계좌처럼 승인선을 먼저 정하는 것이 적절합니다. 회사의 전표 처리 자료와 원천세·부가가치세 등 신고위임도 계약 범위에서 따로 명시합니다.

2. 연간 비용 : 채용에 따른 부대비용과 남는 내부 업무를 모두 계산합니다

가상 제조·서비스 법인이 회계 담당자 한 명을 채용하는 경우 월 기본급 260만원, 연간 급여 3,120만원을 가정하겠습니다. 퇴직급여 추정액 260만원, 회사 부담 4대보험료 310만원, 교육·업무장비 100만원을 합치면 연간 총 3,790만원입니다. 실제 보험료는 보수·보험 종류·사업장 요율에 따라 달라지므로 보험료 310만원은 이 비교를 위한 가정입니다.

반면 외부 용역료를 월 150만원(부가세 별도), 회사 내부에 남는 승인·자료관리 시간을 월 60만원 상당으로 평가하면 연간 경제적 비용은 용역료 1,800만원 + 내부관리 720만원 = 2,520만원입니다. 따라서 가상 비용 차이는 1,270만원이지만, 이는 외부 용역에 포함된 업무가 실제로 채용 대안이 될 정도로 충분하다는 조건의 숫자입니다.

외부 용역료는 회사별 업무 건수와 맡기는 범위에 따라 정해집니다. 표의 월 150만원은 설명용 가정이며 호원세무회계사무소의 실제 견적이나 제공업무를 표시한 금액은 아닙니다.

3. 회사 자금 통제 : 외부 담당자가 자료를 만들고 대표가 승인합니다

매월 정산을 예로 들면 담당자가 거래처의 세금계산서·납품확인·계약서와 청구금액을 대조하여 지급예정표를 작성합니다. 회사 내부 승인권자는 금액, 지급일, 은행계좌 변경 사유를 확인해 승인합니다. 승인 후 회사 권한으로 이체하고 계좌거래내역을 다시 대사합니다. 은행 이체 권한을 외부 담당자에게 무조건 넘길 필요는 없습니다.

외주 업체에 제공할 자료는 업무에 필요한 범위로 한정하고, 거래처별 비밀유지·자료 보존·접근권한·인수인계 방법을 계약서로 정합니다. 시스템이나 대시보드가 있다 해도 실제 조회 가능한 정보와 제공주기·권한이 확인된 기능만 계약에 포함합니다.

4. 세금계산서와 분개 : 지급액과 비용·매입세액을 구분합니다

외부 용역료 월 150만원에 부가가치세 15만원을 더한 165만원을 회사가 지급하고, 공급자가 세금계산서를 발급했다고 가정하겠습니다. 회사가 해당 용역을 과세사업에 사용하고 매입세액 불공제 사유가 없다면 공급가액 150만원은 비용, 부가가치세 15만원은 매입세액으로 구분합니다.

회계분개 예시 : 차변 지급수수료 1,500,000원 / 차변 부가세대급금 150,000원 / 대변 미지급금 1,650,000원. 실제 지급 때에는 차변 미지급금 1,650,000원 / 대변 보통예금 1,650,000원으로 정리합니다.

12개월 간 동일 조건이라면 용역료 공급가액은 1,800만원, 부가가치세 합계는 180만원입니다. 부가가치세 매입세액공제와 법인세상 손금 인정은 서로 다른 세금의 규정이므로 각각 증빙과 업무 관련성을 확인합니다.

5. 계약서에 적을 범위 : 누가 언제 어떤 자료를 만드는가

매출·매입·계좌·카드자료 수집 경로와 월마감·검토보고서 전달일

지출결의·승인권한과 최종 이체 담당자, 계좌변경의 2중 확인절차

급여·4대보험·원천세·부가세 등 신고 관련 업무의 포함 여부와 별도 보수

자료의 보안·접근권한, 업무 종료 시 데이터·계약·영수증 인수인계

정산 오류 수정 절차, 미수금·미지급금 차이 보고 및 장부 확정 책임

사업자의 규모가 작고 거래가 단순하다면 내부 담당자가 통장을 관리하고 외부에 증빙·신고만 맡기는 방식이 적절할 수 있습니다. 반대로 지급 건수가 많고 복수 사업장이 있으면 정산·검수와 승인선을 구체적으로 나눈 운영방식이 더 중요해집니다.

마무리 : 대표님이 확인하실 사항

직원 채용과 경리아웃소싱은 월 비용만 비교해 결정하기보다 업무 범위·회계자료의 정확성·최종 결재권한·보안과 인수인계를 함께 놓고 판단해야 합니다. 회사에서 실제로 반복되는 업무와 담당자가 결정해야 하는 승인항목을 정리한 뒤 그 기준으로 비용을 비교하시면 됩니다.