거래처 선물·경조사비·상품권, 어디까지 회사 비용으로 인정받을까요?

[요약] 거래처에 쓴 돈은 지출 목적과 증빙을 확인한 뒤, 기업업무추진비에 해당하는 금액만 모아 연간 한도를 계산합니다. 판매장려금·광고선전비·직원 복리후생비까지 한꺼번에 기업업무추진비로 처리하면, 회사 비용으로 인정받을 수 있는 금액을 놓칠 수 있습니다.

“거래처 선물은 법인카드로 샀고, 경조사비는 계좌로 보냈습니다. 모두 회사 비용으로 처리해도 될까요?”

업무를 위해 지출한 사실이 확인되더라도, 지출한 금액 전부가 세법상 비용으로 인정되는 것은 아닙니다. 거래처와의 관계를 유지하기 위한 식사·선물·경조금은 일반적으로 ‘기업업무추진비’에 해당하고, 지출 증빙과 연간 한도를 함께 확인해야 합니다.

오늘은 법인의 거래처 지출을 중심으로, 어떤 계정과목으로 기록해야 하는지부터 한도 계산과 상품권 관리 방법까지 살펴보겠습니다. 개인사업자의 경우에는 소득세법상 필요경비 규정을 적용하므로, 아래 법인 사례와 구분해서 보시면 됩니다.

1. 거래처를 위해 썼더라도 계정과목은 달라질 수 있습니다

기업업무추진비는 과거에 ‘접대비’라고 부르던 비용입니다. 법인세법 제25조는 접대·교제·사례 등 이름에 관계없이, 업무상 관계가 있는 사람과 업무를 원활하게 진행하기 위해 지출한 금액으로 정하고 있습니다.

“업무와 관련이 있는 자와 업무를 원활하게 진행하기 위하여 지출한 금액”

법인세법 제25조 제1항 중 일부

예를 들어 거래처 담당자에게 식사를 대접하거나 명절 선물을 보내는 것은 관계 유지를 위한 지출이므로 기업업무추진비로 처리합니다. 반면 대리점의 판매실적에 따라 지급하는 장려금이나 불특정 다수에게 배포하는 홍보물은 지출 목적이 다릅니다.

법인세법 시행령 제19조는 판매장려금 등 판매와 관련된 부대비용을 손비에 포함하고, 판매장려금은 사전 약정 없이 지급한 경우도 포함한다고 정하고 있습니다. 따라서 ‘약정서가 있느냐’ 하나만으로 정할 것이 아니라 실제 판매실적, 지급기준, 지급 상대방과 금액을 함께 보아야 합니다.

같은 ‘장려금’이라는 이름으로 지급했더라도, 판매실적과 무관하게 특정 거래처 담당자에게 감사의 뜻으로 준 돈이라면 기업업무추진비에 해당할 수 있습니다. 장부의 계정과목은 이렇게 확인한 지출 내용에 맞춰 정하는 것입니다.

2. 일반 지출은 3만원, 거래처 경조금은 20만원을 확인하세요

일반적인 기업업무추진비는 한 차례 지출한 금액이 3만원을 초과하면 법인명의 신용카드, 세금계산서, 계산서, 현금영수증 등 법에서 정한 증빙이 필요합니다. 직원 개인카드로 결제한 영수증은 법인명의 카드 요건과 구분해서 확인해야 합니다.

예외에 해당하지 않는데 간이영수증만 받았다면, 3만원을 넘은 부분만 제외하는 것이 아닙니다. 해당 지출액 전체를 법인세 계산에서 비용으로 인정받지 못합니다. 이를 ‘손금불산입’이라고 합니다.

예를 들어 거래처 결혼식에 축의금 25만원을 계좌이체하고 청첩장을 보관했다면, 20만원을 인정받고 5만원만 제외하는 것이 아니라 25만원 전액이 손금불산입됩니다. 20만원 이하의 경조금도 실제 업무상 지출인지 확인하고, 연간 기업업무추진비 한도에 포함해 계산합니다.

농어민으로부터 직접 물품을 구입하는 경우에는 별도의 증빙 특례가 있습니다. 법인이 아닌 농어민에게 직접 재화를 공급받고 금융기관을 통해 대금을 지급한 뒤, 법인세 신고 때 송금명세서를 첨부하는 등의 요건을 갖춰야 합니다. 전통시장에 있는 가게에서 샀다는 이유만으로 이 특례가 적용되는 것은 아닙니다.

관련 근거: 법인세법 제25조 제2항, 법인세법 시행령 제41조

3. 기업업무추진비 한도는 ‘기본한도 + 수입금액별 한도’입니다

적격증빙을 갖췄다면 그다음에는 연간 비용 인정 한도를 계산합니다. 아래는 별도 추가한도나 한도 축소가 적용되지 않는 일반적인 법인의 계산 방법입니다.

연간 기업업무추진비 한도 = 기본한도 + 수입금액별 한도

기본한도는 중소기업 여부와 사업연도 개월 수에 따라 계산합니다

따라서 사업연도가 12개월인 중소기업은 기본한도가 3,600만원입니다. 회사의 규모가 작다는 이유만으로 바로 적용하는 것은 아니고, 세법상 중소기업 요건을 충족해야 합니다.

수입금액별 한도는 아래 산식으로 계산합니다

일반적인 제조·도매업 법인의 수입금액은 기업회계기준에 따른 매출액을 기준으로 합니다. 아래 비율은 중소기업과 일반 법인에 공통으로 적용됩니다.

예를 들어 수입금액이 150억원이면, 150억원 전체에 0.2%를 곱하는 것이 아닙니다. 100억원까지의 한도 3,000만원에 초과분 50억원의 0.2%인 1,000만원을 더해, 수입금액별 한도는 4,000만원이 됩니다. 12개월 중소기업이라면 여기에 기본한도 3,600만원을 더해 총 한도는 7,600만원입니다.

특수관계인에게 발생한 매출은 별도로 구분해 계산합니다. 또한 지배주주 지분율·임대업 등 수입 비중·상시근로자 수에 관한 요건을 모두 충족하는 일부 법인은 일반 한도의 50%를 적용하므로, 회사별 조건을 확인해야 합니다.

관련 근거: 법인세법 제25조 제4항·제5항, 법인세법 시행령 제42조

4. 8,500만원을 지출한 회사, 비용을 나누면 어떤 차이가 날까요?

다음은 비용 분류와 한도 계산을 설명하기 위한 가상 사례입니다. 실제 고객의 신고 결과나 절세 실적이 아닙니다.

[가상 R법인의 조건] 제조·도매업을 하는 세법상 중소기업으로, 사업연도는 12개월이고 연간 수입금액은 50억원입니다. 특수관계인 매출, 별도 추가한도, 한도 축소는 없다고 가정합니다. 아래 금액은 부가가치세 처리를 마친 후 비용으로 검토할 금액이며, 필요한 지출 증빙도 갖춘 것으로 가정합니다.

먼저 8,500만원의 구성부터 보겠습니다

R법인은 다음 지출을 모두 ‘기업업무추진비’ 계정 하나에 기록했습니다. 거래처 지출뿐 아니라 판매장려금과 직원 선물까지 함께 들어가 있었습니다.

2,500만원 + 1,800만원 + 600만원 + 2,200만원 + 800만원 + 600만원 = 총 8,500만원

이 회사의 한도 5,100만원은 이렇게 나옵니다

R법인은 12개월 사업연도의 중소기업이고, 수입금액은 50억원입니다. 기본한도 3,600만원에 수입금액별 한도 1,500만원을 더합니다.

처음 기록한 대로 8,500만원 전부를 기업업무추진비라고 보고 신고하면, 한도 5,100만원을 넘는 3,400만원은 회사 비용으로 인정받지 못합니다.

처음 분류대로 계산한 한도 초과액 8,500만원 − 5,100만원 = 3,400만원

지출 내용을 확인한 뒤 계정과목을 나누어 보겠습니다

판매장려금 2,200만원은 대리점의 판매실적에 따라 지급한 통상적인 영업 비용으로 확인됐습니다. 홍보용 샘플 800만원은 특정 거래처의 선물이 아니라, 박람회 등에서 불특정 다수에게 배포한 물품이었습니다. 직원 선물 600만원도 거래처 접대가 아닌 직원 복지 목적의 지급 내역이 확인됐다고 가정합니다.

이제 기업업무추진비 한도와 비교할 금액은 8,500만원이 아니라 4,900만원입니다. 판매장려금·광고선전비·직원 복리후생비 3,600만원에는 이 기업업무추진비 한도를 적용하지 않습니다.

다시 계산한 기업업무추진비: 4,900만원 연간 한도: 5,100만원 4,900만원이 한도보다 200만원 적으므로 한도 초과액은 0원

따라서 처음에는 제외했던 3,400만원을 이 사례에서는 비용으로 추가 인정받을 수 있습니다. 이미 신고한 연도의 지출이라면 지급기준·거래실적·배포 내역 등을 확인한 뒤, 잘못 분류한 금액에 대한 경정청구가 가능한지도 살펴볼 수 있습니다.

이 결과를 적용하려면 무엇이 확인되어야 할까요?

판매장려금은 대리점의 실제 판매실적과 지급 계산표가 맞아야 합니다. 광고선전비는 어떤 홍보행사에서 누구를 대상으로 배포했는지 설명할 수 있어야 합니다. 직원 선물은 실제 직원 명단과 지급기준, 직원별 수령 내역이 있어야 합니다. 거래처에 준 명절 선물을 장부에서만 광고선전비나 복리후생비로 바꾼다고 위와 같은 결과가 나오는 것은 아닙니다.

직원 선물의 경우에는 회사 비용 처리와 직원의 세금 신고도 구분합니다. 직원에게 근로의 대가로 귀속되는 선물은 현물이라도 근로소득에 해당할 수 있습니다. 해당 금액이 과세대상이라면, 장부에서 복리후생비로 관리하더라도 직원별 급여자료에 반영해 원천징수해야 합니다. ‘회사 비용으로 인정된다’는 것이 ‘직원도 세금을 내지 않는다’는 뜻은 아닙니다.

또한 3,400만원은 줄어드는 세금이 아니라 추가로 인정되는 비용입니다. 실제 법인세 차이는 이 비용을 반영하기 전후의 과세표준과 세액을 비교해서 계산합니다. 예를 들어 추가 비용 전부에 20%의 법인세율이 적용된다고만 가정하면 법인세 차이는 3,400만원 × 20% = 680만원입니다. 이는 계산 원리를 보여 주는 가정이며, 지방소득세·세액공제 등을 반영한 특정 회사의 절세액은 아닙니다.

부가가치세 역시 위 비용 분류만으로 환급액이 정해지지 않습니다. 거래처 식사·선물에 든 매입세액은 공제되지 않고, 직원 선물과 홍보물은 실제 구입·지급 내용에 맞춰 별도로 판단합니다. 아래 7번에서 구체적으로 구분해 보겠습니다.

5. 협력업체 직원에게 해준 할인도 기업업무추진비일까요?

거래 상대방이 협력업체 직원이라는 이유만으로 할인액을 곧바로 기업업무추진비로 볼 수는 없습니다. 할인판매를 한 목적과 실제 판매대금을 함께 보아야 한다는 대법원 판결이 있습니다.

판례로 살펴보기

할인액을 접대비가 아닌 매출에누리로 본 사례

대법원 2026. 2. 12. 선고 2025두34772

법인세부과처분취소 · 과세관청의 상고 기각

“그렇지 않은 경우에는 이를 섣불리 접대비로 단정하여서는 안 된다.”

판결 이유 중 ‘관련 규정과 법리’ 일부 · 제공 판결문 3쪽

법원은 할인 대상·판매 목적·실제 받은 대금을 함께 보았습니다

첫째, 할인은 전 세계적으로 실시하는 정책에 따라 여러 집단에 제공됐습니다. 자사·협력업체 등의 직원뿐 아니라 마케팅 영향력이 있는 연예인·운동선수 등 추천인에게도 혜택이 주어졌습니다. 법원은 공통된 사업상 이해관계로 묶기 어려운 집단을 대상으로 한 판매촉진 정책이라는 점을 보았습니다.

둘째, 할인판매에는 매출을 늘리거나 시장점유율·브랜드 인지도를 높이려는 사업상 이유가 있습니다. 법원은 이 사건 거래가 향응이나 선물을 제공하는 지출이 아니라, 합리적인 경영판단에 따른 통상적인 할인판매와 다르지 않다고 판단했습니다.

셋째, 회사는 실제로 할인된 가격만 판매대금으로 받았습니다. 할인액은 판매금액에서 직접 공제됐고, 그 금액이 별도로 회사의 수익에 귀속됐다고 인정하기도 어려웠습니다.

‘매출에누리’는 이런 뜻입니다 이 판결과 같은 매출에누리 거래라는 전제에서, 부가가치세를 제외한 정가 10만원의 제품을 2만원 할인해 8만원만 받았다고 가정해 보겠습니다. 실제 매출은 8만원입니다. 매출을 10만원으로 잡고 할인액 2만원을 접대비로 지출했다고 보는 것과는 출발점이 다릅니다.

우리 회사도 할인정책의 목적, 적용 대상, 할인율 결정자료, 실제 결제내역을 함께 보관해 두면 거래 내용을 설명하기가 수월합니다. 이는 판결의 판단 요소를 실무에 적용한 관리 방법입니다. 사전 약정서가 있다는 이유만으로 모든 할인이 접대비에서 제외된다는 의미는 아닙니다.

이 판결은 2015~2020 사업연도의 구 법인세법상 접대비 규정에 관한 판단입니다. 현행 기업업무추진비의 성격을 판단할 때 참고할 법리를 소개한 것이며, 직원 개인의 근로소득세나 부가가치세까지 판단한 사건은 아닙니다.

6. 상품권은 ‘구매’와 ‘지급’을 연결해 기록해 두세요

법인카드 영수증은 상품권을 구입했다는 자료입니다. 그 상품권을 어떤 거래처의 누구에게, 어떤 업무 목적으로 전달했는지까지 보여 주는 자료는 아닙니다. 구매 기록과 지급 기록을 같은 관리번호로 연결해 두면 이 부분을 설명할 수 있습니다.

예를 들어 10만원권 상품권 20매를 200만원에 구입했다고 가정해 보겠습니다. 가온상사에 3매, 나래유통에 2매를 지급했다면 거래처에 전달한 금액은 50만원이고, 회사가 보관 중인 상품권은 15매·150만원입니다. 이 예시의 거래처와 수령인은 모두 가상입니다.

아직 지급하지 않은 15매까지 거래처 선물 비용으로 처리하지 않도록 보관 잔액을 구분합니다. 다음 달에 지급하면 그 지급 내역을 이어서 기록하고, 실제 보관 수량과 대장의 수량이 맞는지도 확인합니다.

관리대장에는 구매일·관리번호·권종·권면금액·실제 구매금액을 기록하고, 지급할 때에는 지급일·거래처·수령인·목적·수량·수령 확인 자료를 추가합니다. 할인된 가격으로 상품권을 샀다면 권면금액과 실제 취득가액이 다르므로 두 금액을 나누어 관리합니다.

관리대장이 없다는 이유만으로 대표자가 상품권을 개인적으로 현금화했다고 보기는 어렵습니다. 다만 상품권이 회사 밖으로 나갔는데 사용처나 지급받은 사람이 불분명하다면, 대표자에게 귀속된 것으로 보아 상여처분하고 대표자에게 근로소득세 등이 과세될 수 있습니다.

반대로 거래처에 업무상 지급한 사실이 확인되고 단지 기업업무추진비 한도만 넘었다면, 그 초과액은 기타사외유출로 소득처분합니다. ‘한도를 넘은 거래처 비용’과 ‘누가 가져갔는지 확인되지 않는 회사 자금’은 이렇게 구분해야 합니다.

관련 근거: 법인세법 시행령 제106조 제1항 제1호·제3호, 소득세법 제20조 제1항 제3호

7. 회사 비용 인정과 부가가치세 공제는 별도로 계산합니다

거래처 식사·선물의 매입세액은 공제되지 않습니다

기업업무추진비에 해당하는 식사·선물의 매입세액은 부가가치세법 제39조에 따라 공제되지 않습니다. 법인세에서는 한도 내 비용으로 인정받더라도, 그 영수증에 있는 부가가치세까지 환급받는 것은 아닙니다.

예를 들어 거래처 식사비 11만원이 공급가액 10만원과 부가가치세 1만원으로 구분되어 있어도, 기업업무추진비라면 부가가치세 1만원을 매입세액으로 공제받지 못합니다. 공제받지 못한 세액을 포함한 11만원을 기업업무추진비로 보아 증빙 요건과 연간 한도를 확인합니다.

직원 선물은 ‘매입 때’와 ‘직원에게 줄 때’를 나누어 봅니다

직원 복리후생용 물품을 샀다면 과세사업 관련 지출인지, 적격증빙을 받았는지 등을 확인해 매입세액 공제 여부를 판단합니다. 이후 물품을 직원에게 무상으로 줄 때에는 개인적 공급에 해당해 매출세액이 생기는지, 법령에서 정한 복리후생 목적 공급의 예외에 해당하는지를 별도로 확인합니다.

예를 들어 구입할 때 부가가치세 10만원을 공제받았더라도, 직원에게 지급할 때 과세되는 개인적 공급에 해당한다면 그 지급 거래에 대한 매출세액을 다시 계산해야 합니다. 반면 법령에서 재화의 공급으로 보지 않는 복리후생 목적 지급에 해당한다면 그 지급 때문에 매출세액을 계산하지 않습니다. 그래서 직원 선물의 매입세액만 보고 ‘그 금액을 전부 절세했다’고 계산하면 안 됩니다.

회사의 제품을 거래처에 주었다면 현물가액도 확인합니다

제품을 현물로 접대했다면, 법인의 기업업무추진비 가액은 장부가액과 시가 중 큰 금액을 기준으로 계산합니다. 예를 들어 장부가액 8만원·시가 10만원인 제품은 10만원을 기준으로 하고, 장부가액 12만원·시가 10만원이면 12만원을 기준으로 합니다. 이 두 예시는 부가가치세 부담분을 제외한 현물 자체의 평가액을 설명한 것입니다.

부가가치세는 따로 보아야 합니다. 매입세액을 공제받은 재화 등을 거래처에 무상으로 제공하면 사업상 증여로 과세될 수 있습니다. 이때 과세대상 거래라면 시가를 기준으로 매출세액을 계산하고, 회사가 부담한 세액도 해당 접대 비용과 함께 처리합니다. 매입세액 공제 여부와 공급으로 보지 않는 법정 예외가 있는지에 따라 결과가 달라지므로, 원래의 매입내역과 무상 제공 내역을 함께 확인해야 합니다.

관련 근거: 법인세법 시행령 제42조 제6항·제36조 제1항 제3호, 부가가치세법 제10조·제29조·제39조 및 시행령 제79조

결산 전에, 지출 내역을 네 가지로 나누어 보세요

거래처 식사·선물·경조금은 기업업무추진비로, 판매실적에 따른 장려금은 판매부대비용으로, 불특정 다수에게 배포한 홍보물은 광고선전비로, 직원에 대한 지급은 복리후생비나 급여 성격으로 나누어 보시면 됩니다.

그다음 기업업무추진비에 해당하는 금액만 모아 증빙과 연간 한도를 확인합니다. 상품권은 구매 영수증 옆에 지급 내역과 남은 수량을 함께 남겨두는 것이 좋습니다.

호원세무회계사무소에서는 지출내역, 거래 약정, 직원 지급기준과 상품권 관리자료를 바탕으로 비용 분류와 한도 계산을 함께 검토합니다. 결산 자료를 준비하실 때에는 영수증뿐 아니라 ‘누구에게, 어떤 이유로 지급했는지’도 함께 정리해 주세요.

세무사 최영환 | 호원세무회계사무소