법인카드 부가세 공제, 식대·출장비·차량비는 어떻게 나눌까요?

“영수증도 있고 법인카드로 결제했는데,

이 금액은 왜 부가세에서 빠지나요?”

부가세 신고자료를 정리하다 보면 충분히 드실 수 있는 질문입니다. 회사가 실제로 쓴 돈이고 카드내역까지 남아 있는데 공제를 못 받는다고 하면, 비용 자체를 인정받지 못하는 것처럼 느껴지실 수 있지요.

하지만 부가세를 공제받는 문제와 회사의 비용으로 처리하는 문제는 서로 다릅니다. 저는 카드내역을 볼 때 먼저 세 가지를 나누어 봅니다. 회사 일에 쓴 돈인지, 공제를 제한하는 용도인지, 그 지출에 실제 부가세가 붙어 있는지입니다. 이 순서로 보면 같은 식당이나 주유소 결제라도 왜 결과가 달라지는지 이해하기가 한결 쉽습니다.

직원끼리 먹은 저녁과 거래처에 대접한 저녁은 다르게 봅니다

야근한 직원들의 저녁 식사와 거래처를 초대한 식사는 영수증만 놓고 보면 비슷합니다. 가맹점 이름도 같고 결제금액도 같을 수 있습니다. 그런데 지출의 목적은 다릅니다.

직원들의 업무상 식사나 통상적인 회식은 복리후생을 위한 지출로 검토할 수 있습니다. 과세사업과 관련되고 공제요건을 갖춘 전표를 받았다면 매입세액 공제가 가능합니다. 반면 거래처와의 관계를 원활하게 하기 위한 식사·선물 등 기업업무추진비는 사업 관련 지출이더라도 부가세법에서 매입세액 공제를 제한합니다.

“사업을 위해 쓴 돈이면 모두 공제되는 것 아닌가요?”라는 질문이 여기에서 나옵니다.

사업 관련성은 출발점이지만 전부는 아닙니다. 법에서 별도로 공제를 제한한 지출인지까지 한 번 더 보아야 하는 것이지요.

그래서 식당 영수증에는 참석자와 목적을 간단히 남겨두시는 편이 좋습니다. ‘개발팀 야근 식대’인지, ‘○○거래처 계약 협의 식사’인지 알 수 있다면 뒤늦게 직원들에게 일일이 물어볼 일을 줄일 수 있습니다. 회계계정만 복리후생비로 입력했다고 실제 접대 식사가 직원 식대로 바뀌는 것은 아닙니다.

직원에게 물품을 선물하는 경우도 일률적인 금액만으로 판단하지 않습니다. 과세사업과 관련한 복리후생인지와 함께, 물품을 직원에게 무상 제공하는 단계에서 개인적 공급에 대한 부가세 문제가 있는지 따로 확인합니다.

회사 차에 넣은 기름도 차종을 확인해야 합니다

대표님이 거래처를 방문할 때만 사용하는 5인승 승용차라도, 일반 회사의 해당 승용차는 구입·임차·유지 관련 매입세액이 불공제될 수 있습니다. 업무에 사용했다는 사실과 부가세법상 공제 대상 차종인지는 별개의 판단입니다.

반면 법정 경차 규격을 충족한 차량이나 화물차 등은 과세사업에 사용하고 적격증빙을 갖춘 경우 공제를 검토할 수 있습니다. 같은 주유소에서 결제했더라도 회사의 화물차에 주유했는지, 일반 승용차에 주유했는지에 따라 달라지는 이유입니다.

차량번호를 카드 사용내역에 연결해 두면 이 부분이 훨씬 간단해집니다. 회사에 승용차와 화물차가 함께 있다면 주유소 업종만 보고 전부 공제하거나 전부 불공제하지 않고 차량별로 나눌 수 있습니다.

출장비는 ‘업무상 지출’과 ‘공제 가능한 증빙’을 나누어 봅니다

출장을 다녀오며 쓴 돈이라고 해서 모두 같은 방식으로 처리하지는 않습니다. 숙박비와 교통비를 나누어 보시면 이해하기 쉽습니다.

업무상 국내 숙박비는 과세사업과 관련되고 적법한 세금계산서나 공제요건을 갖춘 카드전표를 받았다면 공제 대상이 될 수 있습니다. 반면 일반적인 KTX 승차권, 국내선 항공권, 택시 영수증 등은 업무상 이용했더라도 여객운송 관련 증빙 규정 때문에 매입세액을 공제받기 어렵습니다.

모든 교통요금에 부가세가 포함되어 있는 것도 아닙니다. 면세인 여객운송요금에는 처음부터 공제할 부가세가 없고, 과세되는 운송이라도 공제 가능한 증빙인지 별도로 보아야 합니다. 전세버스운송사업처럼 예외가 있는 경우는 일반 승차권과 구분합니다.

따라서 출장정산서에는 교통비와 숙박비를 따로 적고 증빙을 붙여 주세요. 부가세가 공제되지 않는 정상적인 출장 교통비도 사업 관련성과 증빙을 갖추었다면 회사의 비용으로는 검토할 수 있습니다. ‘부가세 불공제’가 ‘회사 경비 아님’이라는 뜻은 아닙니다.

주말 마트 결제, 날짜만 보고 개인 지출로 확정하지 않습니다

일요일에 집 근처 마트에서 결제한 내역이 있다고 생각해 보겠습니다. 가족이 먹을 식료품일 수도 있지만, 월요일 사무실에 가져갈 탕비실 비품일 수도 있습니다.

주말이라는 날짜나 매장의 위치는 확인의 단서이지, 그 자체가 결론은 아닙니다. 실제 구입한 품목과 사용처가 회사 업무와 연결되는지를 살펴야 합니다. 반대로 평일에 사무실 근처에서 법인카드로 결제했더라도 개인 물건이라면 회사의 매입세액으로 공제할 수 없습니다.

여러 용도의 물건을 한 번에 샀다면 품목별 영수증을 남겨두세요. 사무실 비품과 개인 물품을 구분하고, 과세 상품과 면세 상품도 나누어야 합니다. 마트 결제 총액을 11로 나누어 전부 부가세로 처리하면 면세 품목까지 섞일 수 있습니다.

면세사업과 토지 관련 지출은 따로 분류합니다

면세사업에만 사용하는 매입의 부가세는 원칙적으로 공제되지 않습니다. 과세사업과 면세사업을 함께 하는 회사라면 어느 쪽에 직접 사용했는지 먼저 나누고, 양쪽에 함께 사용한 비용은 공통매입세액 안분 규정을 적용합니다.

토지의 조성이나 가치를 높이는 자본적 지출 등 법에서 정한 토지 관련 매입세액도 불공제 대상입니다. 토지와 건물을 함께 취득하면서 중개보수 등을 지급했다면 전부 같은 항목으로 처리하기보다 토지와 건물에 대응하는 부분을 나누어 검토해야 합니다.

세금계산서가 발급되었다는 것은 공급자에게 부가세를 지급했다는 뜻입니다. 우리 회사가 그 부가세를 공제받을 수 있는지는 사용처와 법정 제한에 따라 다시 판단합니다.

불공제된 부가세는 장부에서 어떻게 처리하나요?

본래 지출이 사업 관련 비용이고 부가세만 법정 사유로 불공제되는 경우, 그 세액은 해당 비용이나 자산의 취득원가에 포함하는 것이 일반적인 처리입니다. 다만 비용인지 자산인지에 따라 비용으로 인정되는 시기가 달라지고, 기업업무추진비나 업무용승용차 관련비용의 별도 한도도 확인해야 합니다.

다음은 일반과세 법인이 법인카드로 결제한 가상의 예시입니다.

승용차 자체를 구입한 경우에는 불공제 부가세를 당장 차량유지비로 처리하는 것이 아니라 차량 취득원가에 포함하고, 이후 감가상각과 업무용승용차 규정을 적용합니다.

여기서도 ‘부가세를 못 뺐으니 법인세에서는 전액 비용’이라고 바로 이어가지는 않습니다. 업무무관 개인 지출은 별도로 처리해야 하고, 증빙 오류로 공제받지 못한 세액 등은 해당 사유에 따른 법인세 처리까지 확인해야 합니다. 돈을 쓴 목적과 불공제 이유가 모두 필요한 까닭입니다.

10월 신고 전에는 금액보다 ‘설명이 없는 거래’를 먼저 찾습니다

2026년 제2기 부가가치세 예정신고·납부기한은 10월 26일 월요일입니다. 법정기한인 25일이 일요일인 점이 반영된 일정입니다. 개인 일반사업자와 직전 과세기간 공급가액이 1억5천만원 미만인 소규모 법인은 일반적으로 예정고지 대상이므로, 모든 사업자가 7~9월 실적 신고를 하는 것은 아닙니다.

신고자료를 정리할 때는 카드 사용내역 중 목적이 없는 식사, 차량번호를 모르는 주유, 과세·면세 품목이 섞인 구매, 취소·환불 내역부터 확인해 보세요. 홈택스나 회계프로그램의 자동 분류는 검토의 시작점으로 활용하고, 실제 사용내용에 맞춰 마무리해야 합니다.

잘못 공제한 금액이 확인되면 해당 신고기간과 수정신고·추가납부 필요 여부를 살펴야 합니다. 과소신고·초과환급신고와 납부지연 가산세도 검토 대상입니다. 반대로 적법한 매입세액을 빠뜨렸다면 증빙과 법정기한을 확인해 경정청구 등으로 바로잡을 수 있는지 살펴볼 수 있습니다.

제가 권해드리는 관리는 영수증을 더 많이 모으는 데서 끝나지 않습니다. 영수증 옆에 회사가 왜 그 돈을 썼는지 남겨두는 것입니다. 그 한 줄이 있어야 받을 수 있는 공제를 놓치지 않고, 공제해서는 안 되는 금액도 정확하게 나눌 수 있습니다.

호원세무회계사무소는 카드·세금계산서 내역과 실제 지출 목적을 함께 살펴 부가세 공제 여부와 비용·자산 처리를 검토합니다.