현금 축의금·조의금과 화환의 비용처리, 기업업무추진비와 복리후생비 구분

경조사비는 직원에게 지급했는지 거래처 관계자에게 지급했는지부터 나눕니다.

직원에게 지급하면 복리후생비로 처리하며, 거래처에 지급하면 기업업무추진비(접대비) 처리 됩니다.

기업업무추진비(접대비) 처리 되는 경우, 건당 20만원을 초과하면 지급액 전액이 비용처리 되지 않습니다.

거래처의 결혼식이나 장례식에 다녀온 뒤 현금 지출을 정리하다 보면 “청첩장만 있으면 회사 비용으로 넣어도 되나요?”라는 질문이 생깁니다. 직원에게 지급한 축의금도 같은 기준인지 헷갈리실 수 있지요.

경조사비 증빙을 준비할 때는 먼저 누구에게 왜 지급했는지를 나누어 보시면 됩니다. 직원의 복지를 위한 지급인지, 거래처와의 관계를 위한 지급인지에 따라 적용하는 기준이 다르기 때문입니다.

직원과 거래처의 경조사비는 계정부터 나누어 봅니다

임직원에게 사회통념상 타당한 범위에서 지급하는 경조사비는 통상 복리후생비로 검토합니다. 거래처 관계자에게 업무 관계를 원활하게 하기 위해 지급하는 축의금·조의금은 기업업무추진비, 종전 명칭으로 접대비에 해당할 수 있습니다.

대표님의 개인적인 친구에게 사적인 이유로 보낸 축의금이라면 회사 통장에서 나갔다는 이유만으로 사업상 경조사비가 되지는 않습니다. 회사가 부담할 성격의 지출인지 먼저 확인해야 합니다.

‘20만원까지 인정’의 정확한 의미는 증빙의 예외입니다

법인세법 제25조와 시행령 제41조는 일정 금액을 초과하는 기업업무추진비에 대해 법에서 정한 신용카드·세금계산서 등 증거자료를 요구합니다. 시행령의 기준은 경조금 20만원, 그 밖의 기업업무추진비 3만원입니다.

결혼식장에서 축의금을 내면서 세금계산서를 받기는 어렵겠지요. 그래서 경조금은 20만원까지 적격증빙 의무의 예외를 두는 것입니다. 그렇다고 실제로 지급했는지와 업무 관련성을 보여주는 자료까지 없어도 된다는 뜻은 아닙니다.

아래는 거래처의 실제 경조사에 법인이 지급했고 별도의 법정 예외는 없다고 가정한 비교입니다.

30만원을 지급한 사례에서 30만원 전액 손금불산입 처리 되지, 20만원은 인정하고 초과한 10만원만 부인하는 방식이 아니라는 점을 기억해 주세요.

건별 증빙을 갖추었어도 연간 한도는 다시 계산합니다

경조금 20만원 기준과 회사의 연간 기업업무추진비 한도는 다른 단계입니다. 건별 증빙을 갖춘 금액들을 모은 뒤 회사 규모·수입금액 등에 따라 계산하는 연간 한도와 비교합니다.

따라서 모든 거래처 경조금을 20만원 이하로 지급했다고 해서 그해 지출을 무제한으로 인정받는 것은 아닙니다. 반대로 카드 등 적격증빙을 갖춘 일반 기업업무추진비까지 모두 20만원으로 제한되는 것도 아닙니다.

경조사비 회계처리에서 가장 많이 헷갈리는 부분이 바로 이 두 기준입니다. 먼저 지출 성격과 건별 증빙을 확인하고, 그다음 연간 총액을 검토하는 순서로 이해하시면 됩니다.

현금 축의금과 화환은 증빙을 따로 챙겨주세요

화환은 꽃집에서 상품을 구입하는 거래입니다. 현금 경조금의 예외만 생각해서 꽃집 영수증을 생략하기보다, 법인카드 매출전표나 해당 거래에 맞는 계산서·세금계산서 등 적격증빙을 받는 것이 좋습니다.

예를 들어 현금 축의금 20만원과 화환 10만원을 함께 보냈다면, 현금 부분은 청첩장과 업무관계·지급내역을, 화환은 주문·배송과 구매 증빙을 각각 연결합니다. 실제 지출의 성격과 증빙을 나누어 확인한 뒤 기업업무추진비 총액에 반영할 범위를 판단하는 것입니다.

‘합계가 30만원이니 전부 무조건 불인정’ 또는 ‘경조사니까 화환도 증빙 없이 20만원까지 가능’이라고 단순화하지 않는 편이 좋습니다. 둘 중 어느 지출에 어떤 증빙이 빠졌는지부터 확인해야 합니다.

부가세도 따로 보셔야 합니다. 거래처에 보낸 화환 등이 기업업무추진비에 해당한다면 관련 매입세액은 공제되지 않는 규정이 있습니다. 세금계산서를 받았다는 사실과 부가세 공제가 가능하다는 것은 같은 뜻이 아닙니다.

직원에게 지급할 때에는 우리 회사의 합리적인 기준을 남깁니다

직원 경조사비에는 거래처 경조금의 20만원 기준을 그대로 적용하지 않습니다. 회사의 복지 차원에서 지급하는 금액인지, 사회통념상 타당한 범위인지 등을 살펴야 합니다. [4]

본인 결혼, 부모 사망 등 사유별 지급대상과 금액, 신청자료, 승인자를 정해 두시면 반복 지급을 관리하기 좋습니다. 사내 규정은 그 기준을 설명하는 중요한 자료이지만, 규정만 만들어두면 어떤 금액이든 비용과 비과세로 인정되는 것은 아닙니다.

특정 임원에게만 특별히 큰 금액을 주거나 업무 보상을 경조금이라는 이름으로 지급했다면, 보수·상여에 해당하는지와 해당 직원의 근로소득 과세도 함께 확인합니다. 직원에게 지급한 금액과 회사의 세무처리를 연결해서 보아야 하는 이유입니다.

청첩장 파일에는 ‘우리 회사와 어떤 관계인지’도 함께 적어두세요

모바일 청첩장과 부고장은 시간이 지나면 링크가 열리지 않을 수 있습니다. 일시·당사자·장소를 확인할 화면을 보관하고, 지출결의에는 거래처명과 지급 대상자의 관계, 지급액과 지급방법을 적어두시면 좋습니다.

가령 ‘OO상사 구매담당자 자녀 결혼 축의금’이라고 정리하면, 청첩장에 적힌 사람과 회사 업무의 관계를 이해하기 쉽습니다. 참석 직원이 먼저 지급했다면 직원의 지급자료와 회사의 정산내역이 연결되도록 합니다.

현금으로 전달한 경우에도 인출내역만 보관하기보다는 실제 전달 경위와 참석·승인 기록을 함께 정리해 주세요. 같은 경조사를 여러 직원이 올려 중복 비용처리하지 않는지도 확인하면 좋습니다.

경조사비 증빙의 목적은 서류 숫자를 늘리는 것이 아닙니다. 어떤 경조사에 회사가 왜 얼마를 지급했는지를 나중에도 설명할 수 있게 남기는 것입니다. 호원세무회계사무소는 지급대상과 지출내역을 함께 살펴 비용 계정과 증빙·한도 검토사항을 안내합니다.