전자근로계약서도 종이 계약서처럼 유효할까요? 회사가 남길 5가지

전자근로계약서도 근로자가 내용을 확인하고 전자문서로 교부받을 수 있다면 서면 근로계약의 방식으로 사용할 수 있습니다. 중요한 것은 종이를 없애는 일이 아니라, 필수 근로조건과 당사자 동의·교부·변경 이력을 나중에도 확인할 수 있게 남기는 것입니다.

관리자 화면에 계약서가 있다는 것만으로는 부족합니다. 근로자도 자기 계약서를 내려받거나 출력할 수 있어야 하고, 수정 전 문서를 덮어쓰지 않아야 합니다.

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■ 전자계약에도 빠뜨리면 안 되는 근로조건

임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가는 반드시 명확히 적어야 합니다. 근무 장소와 담당 업무, 취업규칙에 따른 사항도 실제 채용 조건과 맞아야 합니다. 연차휴가 등은 사업장 규모와 근로형태에 따른 법 적용 범위도 함께 확인하세요.

“회사 규정에 따름”만 반복하면 급여 계산이나 근무시간의 핵심을 확인하기 어렵습니다. 기본급과 고정수당의 금액, 지급일, 휴게시간, 계약기간이 있는 경우 시작일과 종료일을 구체적으로 적으세요.

■ 본인확인·동의 시각·문서 버전을 함께 남기세요

전자서명 방식은 하나로 정해져 있지 않지만, 누가 어떤 문서를 언제 확인하고 동의했는지 입증할 자료는 필요합니다. 회사 계정 공유를 막고, 휴대전화 인증·개인 계정 등 실제 사용자를 구분할 수 있는 절차를 두는 편이 안전합니다.

계약서 파일명이나 링크만 보관하지 마세요. 최종 문서, 동의 시각, 문서 버전, 교부 기록을 한 묶음으로 보관해야 변경 전후를 설명하기 쉽습니다.

■ 근로자에게 실제 사본을 교부해야 합니다

채용 시스템에서 ‘확인’ 버튼을 눌렀더라도 근로자가 나중에 문서를 열 수 없다면 교부 여부가 문제될 수 있습니다. PDF 내려받기, 이메일 전송 등 재확인 가능한 방법을 제공하고 전송 실패 여부도 점검하세요.

문자나 메신저로 링크만 보냈다면 링크 만료 뒤에도 계약서를 확인할 수 있는지 살펴야 합니다. 퇴사 후 계정이 닫히기 전에 개인 보관용 사본을 다시 받을 수 있도록 안내하는 것도 좋습니다.

■ 조건이 바뀌면 기존 문서를 덮어쓰지 마세요

임금·근로시간 등 근로조건이 바뀌면 필요한 합의 절차를 거쳐 변경 내용을 명시하고, 법정 서면 교부 항목은 원칙적으로 다시 교부합니다. 다만 단체협약·취업규칙 변경 등 법에서 정한 사유는 근로자의 요구가 있을 때 교부하는 예외가 있습니다. 기간제 계약 갱신 시에는 새 계약기간과 변경사항을 구분해 남기세요.

과거 문서를 수정해 최신본 하나만 남기면 어느 시점에 어떤 조건이 적용됐는지 확인하기 어렵습니다. 계약서별 적용기간과 변경일을 표시해 이력을 이어가세요.

■ 3년 보관은 접근권한과 백업까지 포함합니다

근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보존합니다. 작성한 날부터 3년이 지나면 삭제해도 된다는 뜻이 아닙니다. 임금대장 등 다른 서류는 법정 기산일이 다르므로 별도로 확인하세요. 클라우드 서비스를 쓰더라도 서비스 해지·담당자 퇴사 때 자료가 사라지지 않도록 회사 계정, 접근권한, 정기 백업을 정해 두세요.

근로기준법 제17조의 근로조건 명시·교부 의무 위반은 제114조에 따라 500만원 이하의 벌금 대상입니다. 제42조의 서류 보존 의무 위반은 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이므로 구분해야 합니다. 누락을 뒤늦게 알았다면 실제 합의 내용과 지급 기록을 확인해 현재 조건을 정확히 정리하고, 근로자에게 사본을 교부한 뒤 과거 문서를 임의로 소급 작성하지 마세요.